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Póliza de verificación de seguros para LIFE Wellness and Counseling Services
Objetivo
Garantizar que la información del seguro de los clientes se registre y verifique con precisión antes del inicio de los servicios de salud mental, garantizando procesos de facturación y pago sin problemas.
Procedimiento
1.
Contacto inicial
1. Admisión del cliente: Durante el contacto inicial, ya sea por teléfono o en persona, se informa a los clientes sobre la necesidad de completar un formulario de verificación de seguro.
2. Distribución de formularios: Proporcionar a los clientes el formulario de verificación de seguro por correo electrónico, en persona o mediante un portal en lÃnea.
2.
Completando el formulario
1. Información Personal: Los clientes deberán completar su nombre completo, fecha de nacimiento, dirección, número de teléfono y correo electrónico.
2. Información del seguro: El formulario debe incluir:
- Nombre de la compañÃa de seguros
- Número de teléfono de la compañÃa de seguros
- Nombre del asegurado (si es diferente al del cliente)
- Número de póliza
- Número de grupo (si aplica)
- Relación con el tomador del seguro (si corresponde)
- Cualquier información de seguro secundario
3.
Presentación de formularios
1. Presentación oportuna: Los clientes deben enviar el formulario de verificación de seguro completo al menos 48 horas antes de su primera cita.
2. Método de envÃo: Los formularios pueden enviarse por correo electrónico, fax o en persona en la oficina.
4.
Proceso de verificación
1. Oficial de verificación: Un miembro del personal designado se encargará de todas las verificaciones de seguros.
2. Contacto con los proveedores de seguros: El oficial de verificación se comunicará con el proveedor de seguros para verificar:
- Estado activo del seguro
- Detalles de cobertura para servicios de salud mental
- Copagos, deducibles y máximos de desembolso personal
- Requisitos de preautorización
3. Registro de información: La información verificada quedará registrada en el expediente del cliente.
5.
Comunicación con los clientes
1. Confirmación de cobertura: Se notificará a los clientes los detalles de su cobertura de seguro, incluidos los copagos o gastos de bolsillo en los que puedan incurrir.
2. Problemas con la verificación: Si hay problemas con la verificación, como seguro inactivo o falta de cobertura, los clientes serán informados de inmediato para discutir opciones de pago alternativas.
6.
Preautorización
1. Autorizaciones previas requeridas: Si se requiere una autorización previa, el oficial de verificación ayudará al cliente a obtener las aprobaciones necesarias de su proveedor de seguros.
2. Documentación: Asegúrese de que toda la documentación previa a la autorización quede registrada en el expediente del cliente.
7.
Confidencialidad
1. Privacidad: Toda la información del cliente será manejada de acuerdo con las regulaciones HIPAA para proteger su privacidad y confidencialidad.
2. Almacenamiento seguro: Los formularios de seguro y los documentos relacionados se almacenarán de forma segura para evitar el acceso no autorizado.
8.
Verificación continua
1. Actualizaciones periódicas: Se solicitará a los clientes que actualicen su información de seguro anualmente o cuando haya un cambio en su póliza de seguro.
2. Re-verificación: La información del seguro se volverá a verificar periódicamente para garantizar la cobertura continua.
9.
Manejo de denegaciones y apelaciones
1. Gestión de denegaciones: si se rechaza un reclamo de seguro, el oficial de verificación trabajará con el cliente para comprender el motivo de la denegación y ayudará en el proceso de apelaciones, si corresponde.
2. Responsabilidad del cliente: Los clientes son en última instancia responsables de cualquier servicio no cubierto por su seguro.
10.
Facturación
1. Facturación precisa: asegúrese de que la facturación se realice de acuerdo con la información del seguro verificada para evitar discrepancias.
2. Facturas de clientes: Los clientes recibirán facturas detalladas que reflejen los servicios prestados y los montos cubiertos por su seguro si su seguro ha caducado y el pago debe realizarse al momento de la recepción.